digitalizácíó

Versenyelőny

Versenyelőnyt szerezni

előny
Versenyelőny

Az elmúlt tíz év trendje a honlapkészítés volt. Ez jelentette a cégek közötti különbséget. Az elkövetkező tíz évet pedig az fogja meghatározni, hogy ki dolgozik digitális ügyviteli rendszerrel, illetve, hogy tud-e digitális információt szolgáltatni.

Két konkurens vállalat közül melyiket bízná meg szívesebben? Azt, aki nem tud semmilyen információt szolgáltatni a termékéről, vagy azt, aki bizonyítani tudja a termék származási helyét, egyéb tulajdonságait, és mindezt digitálisan teszi?

Egy egyszerű példa lehetne mondjuk az alma eladás. Hogy jó minőségben, megfelelő mennyiséget termel valaki,  már a mai piaci viszonyok között alapvető elvárásnak számít.

De akkor mivel lehet jobb a termelő? A termék mellé nyújtott szolgáltatással. Hogy meg tudja mondani, mikor és mivel volt permetezve az almafa, a szállítólevelet is már elektronikusan küldi a vevőnek, digitális számlát is képes kezelni, és ami a legfontosabb, hogy hibamentesen veszi fel a megrendelést.

Vonzó lehet a termékrendelés nyomon követése, amikor a vevő megtudhatja, hogy hol áll, milyen státuszban van a rendelése. Ez ügyviteli rendszer nélkül nem megvalósítható.

A nyugati országokban ezen plusz információk alapvető követelményként léteznek, már nem funkcionálhatnak pozitív megkülönböztető jellemzőként, mivel általánossá váltak ezek a rendszerek. 

Az osztrák székhelyű Gourmet cég nem köt olyan partnerrel szerződést, akinek nincs ilyen rendszere, hiába a legjobb a terméke a piacon. A digitális termékinformáció kötelező, mivel a munkafolyamatai úgy vannak kialakítva, hogy az információk automatikusan érkeznek a fizikális termék mellé. Ott már rég nincs arra kapacitás, hogy valaki begépeljen egy szállítólevelet, egy számlát.

A munkafolyamatok kezdetétől a végéig digitalizáltak.  “Csak” folytatják a digitalizációt, nem ők kezdik.

Mennyit ér meg ezeknek a nagyobb nyugati beszállítóknak a plusz információ?

Az élelmiszeriparban képesek akár 10%-nyi árnövekedést is kifizetni, csak azért, hogy plusz információkat szerezhessenek a beszerzett termékről, míg ez a szám a húsiparban elérheti a plusz 20%-ot is.

A jó minőségű termék megfelelő szállítási kondíciókkal és digitális információkkal 20%-kal többet ér a vállalatnak!

Az autóiparban pedig elképzelhetetlen az ügyviteli rendszer nélküli cégeknek a bejutás a “Just In Time” (gyártásszervezési és készletgazdálkodási leltárstratégia) miatt.

Adatbiztonság

Adatbiztonság: Tudja biztonságban az adatait!

Adattározó lakatokkal
Adatbiztonság

Tudja, hogy ki fér hozzá a cége információihoz? Elgondolkodott azon, hogy az adatok mennyit érhetnek másoknak? Ha már saját szerveren és gépparkon tároljuk az adatainkat, az már előrelépésnek számít a public cloudhoz (felhő alapú számítástechnika / információtárolás) képest, aminek működésére nem vagyunk hatással (lásd: https://www.smartfalu.hu/2019/01/24/felhoszolgaltatasok/). Viszont el kell gondolkoznunk, hogy kinek van hozzáférése az adatokhoz.

Törvényi előírások vonatkoznak a személyes adatok védelmére! Pl.: Az önéletrajz megtartásához írásos engedélyt kell kérnünk a pályázótól, hogy lefűzhessük, megtarthassuk ezeket a dokumentumokat.

Ugyanez igaz a digitális adatokra is: Az operációs rendszerben alapértelmezett törlés nem is valódi törlés, hanem csak engedélyt ad más programoknak felülírni a dokumentum helyét.

Ez vonatkozik a webshopoknál az adattárolásra: Jól bevett szokás, hogy nem egy adattáblában tároljuk a személyek adatait és vásárlási szokásait, hanem két különböző adatbázisban. Így, ha az egyiket ellopják és feltörik, nem tudnak mit kezdeni a szerzett információkkal.

És mi a helyzet a hozzáféréssel?

Ahhoz, hogy egy személy azonosítani tudja magát, az alábbi három feltételből kettőnek mindenképp teljesülnie kell, hogy biztonságos legyen a rendszerünk:

  • A belépni kívánó adatait tudjuk egyeztetni, s azok egyezzenek a ténylegesen belépő adataival (ujjlenyomat, retina, hang stb…)
  • A belépő tudjon valamit specifikus információt megadni (jelszó)
  • Legyen nála valami, ami az azonosításhoz szükséges (pl. belépőkártya)

A másik fő szempont, hogy megállapítsuk, hogy milyen adataink vannak, és azok mennyit érnek. Alapszabály, hogy ne költsünk többet az adataink védelmére, mint amennyit ér maga az adat. A Magyar Nemzeti Bank adatbázisa legyen minél védettebb, viszont a sarki pékségnek talán nem célszerű felállítania ugyanazt a védelmi szintet.

Különös figyelmet kell szentelnünk a belső védelemre is. Ez alatt a saját munkatársakat kell érteni: Egy amerikai felmérés szerint minden negyedik munkavállaló potenciálisan rosszat tehet a cégének, ha úgy adódik. Direkt vagy akaratlanul. A fő veszély az adataink tekintetében a saját emberink mulasztása és figyelmetlensége, s nem egy külső behatoló, egy rosszakaratú hacker. Ezt a kockázatot a vállalatok egy úgynevezett hozzáférési szabályzattal tudják lecsökkenteni.

Léteznek olyan dokumentumok, melyeket minél szélesebb körben szeretnénk terjeszteni (magazinok, katalógusok, kuponok stb), míg másokat bizalmasan szeretnénk kezelni (a legutolsó vezetői ülés döntéseinek eredménye). Ezeket az információkat nem kell minden munkatársunknak kiadni, mivel lehet, hogy sokkal hatékonyabb, ha csak arra koncentrál, ami az ő munkájához szükséges. Így kiküszöbölhetjük, hogy akár véletlenül, egy rendszerben olyan funkciót használjon, amire nincs jogosultsága.

Egy jó ügyviteli rendszernek az alábbi feladatokat kell ellátnia:

  • A felhasználónév menedzselése (jelszó, használt nyelv, saját adatok stb.).
  • A hozzáférés irányítása (csak azt ami kell, amikor kell).
  • A felhasználók aktivitásának monitorozása.
  • A kritikus adatok változtatása, történeti mentése (mely adat, milyen értékről mire lett változtatva, mikor, kitöl).

Amennyiben további információkat szeretne szerezni az adatok biztonságáról, figyelmébe ajánljuk a komplexebb ISO 27001-es szabványt, vagy az iparban dolgozók 95%-ának elegendő “ISIS 12 lépése” című ajánlást. (lásd: https://www.smartfalu.hu/2019/01/24/informaciobiztonsagi-ugyviteli-rendszer/)

MÉDIATÖRÉS

Médiatörés

médiatörés
mediatörés

Fontosnak tartjuk tisztázni, hogy mi is az a médiatörés. Legegyszerűbben a kifejezés két részre bontásával tudjuk elmagyarázni.

  • Média/médium: A kommunikációban a média az információ rögzítésére és közvetítésére használt eszközöket tekinti.
  • Törés: Jelen értelemben egyik médiatípusról egy másik típusra való váltást jelenti (pl. beszédről papírra, papírról számítógépre).

A történelem folyamán láthattunk már médiatörést:

Időszámításunk előtt a sumérok a törvényeiket agyagtáblára írták (Hammurapi törvényei), a középkorban a szerzetesek vagy bérmásolók a kódexeket, enciklopédiákat és az egyéb megszerzett tudást vetették papírra, majd azokat másolták.

Az emberi tényező valamint az idő múlása, a betűk kopása is sokat jelentett a másolatok elkészítésének minőségében.

Később, a 15. században Johann Guttenberg forradalmasította a könyvek másolását. Az általa létrehozott technológia felgyorsította a másolási sebességét, de minden laphoz kézzel kellett szedni a betűket, és a forgó alkatrészek a folyamatos mozgás következtében veszíthettek minőségükből.

A számítógépek feltalálásával és a digitalizáció megjelenésével sikerült 100%-os, vagyis veszteségmentes másolatot készíteni egy adatról. (vagyis majdnem 100%)

Mit jelent a médiatörés az üzleti életben?

Tegyük fel, hogy telefonról adnak le a cége számára rendelést, amit felír egy papírra, mivel éppen az autóban ül. Ha beér a munkahelyére, a papírról felvisz mindent a számítógépre.

Az alábbi kérdéseket tudjuk ebben az esetben feltenni:

  • Mit hallott a telefonos beszélgetésből?
  • Mit értett a telefonos beszélgetésből?
  • Mit tud leírni a hallottakból?
  • Mit tud kiolvasni a cetliről?

A fenti példa és egy népszerű gyermekjáték* is megmutatja, hogy az információ ennyi állomáson keresztül torzulhat, amit a vállalkozás versenyképességének fenntartása miatt mindenképpen el kell kerülnünk.

Tegyen egy próbát a saját cégénél!

Próbálja megfigyelni a saját cégénél, hogy hol lép fel médiatörés!

Hogy keletkezik? Legcélszerűbb módja a médiatörés elkerülésének, ha már a legelső munkafolyamatot is digitalizáljuk az információt. Ekkor valószínűleg elkerüljük a torzulást.

* A népszerű játékot a gyermekek egymás mellett játsszák. Az elsőnek súgnak egy történetet, amit ő továbbad a következő gyereknek, és ezt az is továbbadja a másik társának, és így tovább. A kezdő és a végső történet mindig sokban különbözik egymástól.

ISIS 12 lépés

Az információbiztonsági ügyviteli rendszer 12 lépése

információbiztonsági ügyviteli rendszer

információbiztonsági ügyviteli rendszer

Az ISIS (Informations-Sicherheritsmanagement System, magyarul: információbiztonsági ügyviteli rendszer) koncepció Németországból származik, amely magában foglalja az ISO 27001-es szabvány követelményeinek egy részét, annak érdekében, hogy ezt azok a cégek is bevezethessék, akik nem szeretnének végrehajtani egy ISO 27001 minősítési folyamatot, de elég áttekintetők ahhoz, hogy felismerik annak fontosságát a digitális üzleti életben.

Ezen cégek nehézségei elsősorban azok, hogy nem rendelkeznek külön IT részleggel, nem birtokolják ezt a fajta kompetenciát. Továbbá, az előírt szabványok, valamint az információbiztonsági kockázatelemzés és a konkrét intézkedések kiválasztása sok esetben nagyon bonyolult feladatnak tűnik. Ezért célszerű egy külső szakértőt felkérni az analízis elvégzéséhez. Az ő tapasztalata felgyorsítja és megkönnyíti a bevezetési munkát. Sokkal őszintébb képet kapunk saját cégünk működéséről, ha egy külső személy is részt vesz a folyamatok elemzésében.

A T-Alfasystem Kft. tapasztalt ebben a munkában, és szívesen végzi az ilyen projektek ügyvitelét a megrendelői számára.

Az ISIS 12 lépése:

  1. Irányelvek meghatározása: Van-e már céges policy, a dokumentumokat és az információkat milyen módon kezeljük. Ebben az esetben figyelembe veszi a cég az aktuális körülményeket. A külső tapasztalt tanácsadó nagymértékben segíteni tudja az irányelvek megfogalmazását.
  2. Alkalmazottak bevonása: El kell mondani a munkatársaknak, hogy miért fontos az információbiztonság. A cég és a partnerek védelmén felül őket is szolgálja a rendszer.
  3. Munkacsoport létrehozása: Fel kell állítani egy csoportot, akik végrehajtják a lépéseket, felelnek az irányelvekért, az irányelvek betartásáért. Gyakran ezt egy külső cég jobban meg tudja oldani, de a szervezeten belül kell legalább egy felelős munkatárs.
  4. IT dokumentáció felépítése: Át kell gondolni, hogy a fájlok struktúrája milyen lesz: Hova és milyen logika szerint mentik a munkatársak a dokumentumokat.
  5. Létrehozni a cégen belüli IT támogatói csoportot: A cégen belül támogatói csoportot kell létrehozni, akik leveszik a terhet a munkatársak válláról. A feladatuk a jó munkakörülmény megteremtése (pl. számítógépek beállítása, eszközbeszerzés). Ezt a szolgáltatást ki lehet szervezni külső cégeknek.
  6. Kritikus alkalmazások, folyamatok meghatározása: Mire kell fókuszálni biztonsági szempontból, valamint mi az, amit fölöslegesen tárolok a gépen. Ami nem kell, archiváljuk, vagy semmisítsük meg! De léteznek olyan folyamatok, rendszerek, amelyek bármilyen káreset folyamán működniük kell. Ilyen lehet pl. a telefon és az e-mail rendszer, amelyeknek állandóan üzemelnie kell, hogy fel tudjuk venni a rendeléseket.
  7. Az infrastruktúra elemzése: A cég jelenlegi infrastruktúráját, munkakörülményeit szükséges felmérni ebben a lépésben.
  8. A biztonsági óvintézkedések analizálása: Át kell gondolni, hogy mit tegyen a vállalkozás azért, hogy minimalizálja a kockázatokat. Intézkedéseket kell kitalálni kár vagy katasztrófa esetére. Olyan lehetőségeket kell figyelembe venni, amit nem csak mi okoztunk hanem akár a környezetünk. Így nem ér váratlanul semmilyen esemény.
  9. A jelen állapot összehasonlítása az elgondolt jövőbeli állapottal: Össze kell hasonlítani, hogy hol tart most a cég, és hova szeretne eljutni. Ehhez milyen intézkedéseket kell tenni. Például hány munkást fognak alkalmazni, milyen infrastruktúra kell a magas szinten végzett tevékenységhez stb.
  10. A végrehajtás megtervezése: Ebben a lépésben a végrehajtáshoz szükséges lépéseket egymásutániságát tervezik meg.
  11. A terv végrehajtása.
  12. Felülvizsgálat: Bizonyos időintervallum elteltével újra felül kell vizsgálni a bevezetett rendszert. Meg kell tekinteni, hogy közelebb került-e a cég a tervezett célállapothoz, vagy hogy a kitűzött célok még aktuálisak-e.

Felhőszolgáltatások

Felhőszolgáltatások

felhő
felhő

Az Ön cégének sikere ne múljon más cég szerencséjén! Úgy gondoljuk, hogy egy komoly, adatait biztonságban kívánó vállalkozás építse ki saját felhőjét!

A felhő alapú számítástechnika, és ezen a platformon való adatmegosztás a 2010-es évek egyik legjobban felkapott módszere. A szerverparkban tárolt dokumentumainkat, adatainkat könnyen és gyorsan megoszthatjuk a munkatársainkkal, de nagyon kényelmesen válthatunk át az egyik eszközünkről a másikra, vagy akár magunkkal vihetjük a komplett irodai munkánkat a mobileszközünkön.

Alapvetően két nagy csoportra oszthatjuk a felhőket:

  • Nyilvános felhőszolgáltatás: Amikor az adatainkat egy harmadik fél szolgáltatásában helyezzük el.
  • Privát felhőszolgáltatás: Ebben az esetben az adataink a saját szerverünkön tároljuk.

A nyilvános felhőszolgáltatás előnye az ára, valamint a kényelem. De az egyik, és mégis a legfőbb gyengesége, hogy a szolgáltatást nyújtó cég tevékenységét nem lehet befolyásolni. Bármikor leállíthatja a szolgáltatását, megváltoztathatja a szerződési feltételeket vagy eladhatja más cégnek, amelyet mi nem szeretnénk.

Egyik kitűnő példa erre a MindJet, és az általuk forgalmazott Spigit nevű innovációs szoftver (https://www.spigit.com/). A napokban tulajdonosváltás volt, de erről a felhasználók nagy része nem is tud, meg sem kérdezték őket, hogy mint fizető felhasználók, mit szólnak ahhoz, hogy az adataik más tulajdonos kezében legyen.

Vagy másik példa lehet a Google által támogatott szolgáltatásokkal összefüggésben: A cég leállította a Picasa képmegosztó szolgáltatását, (http://hvg.hu/t…/20160214_google_picasa_bezaras_kepmegosztas) és tervezi, hogy a Hangouts-ot is bezárja (https://androbit.net/…/a_google_elarulta_leallitja_e_a_hang…).

De bármikor megteheti ezt a Google Docs vagy akár a Gmail szolgáltatásaival, vagy épp fizetőssé is teheti őket. Mit tud tenni a felhasználó, ha ez bekövetkezik?

Az adatbiztonságot szem előtt tartó vállalkozások a private cloud szolgáltatást veszik igénybe. Természetesen valamennyivel drágább, és több szakértelmet igényel egy saját szerver felállítása és fenntartása, de a használattól kezdve az adatok mindvégig a cég saját tulajdonát fogják képezni, így az adataik biztonságban vannak. Csak a vállalat rendelkezik róla, és mi döntjük el mikor és kivel osztjuk meg, vagy éppen mikor semmisítjük meg őket, amit egy SAS (Software As a Service = kizárólag online elérhető rendszerek, pl. a Facebook) szoftver esetében sosem mi fogjuk eldönteni.

papírmentes iroda

Papírmentes íroda

IOS készüléket

Digitalizáld dokumentumaidat úgy, mint egy profi!

A Siemens felmérése szerint a digitalizáció az üzleti környezet egészére hatással van. A kutatás eredménye is arra enged következtetni, hogy egyre többen sikerrel alkalmazzák ezt az új technológiai irányzatot. Az eredmény nem fog elmaradni!

Mit várható el a dokumentumaid digitalizálásától

  • Automatikus iktatás. Nem kell azon gondolkodni, hogy mi alapján rendszerezzük a dokumentumainkat. A rendszer elvégzi ezt Ön helyett.
  • Dokumentumai bárhol a rendelkezésére állhatnak. Köszönhetően az internetnek és a felhőszolgáltatásoknak, akár mobiltelefonon is megtekintheti a dokumentumait.
  • Egy dokumentum több ember által egyidejűleg is olvasható.
  • Könnyen megtalálható. Egy digitalizációs rendszerben való keresés olyan, mintha a Google-ban böngészne. Egy-két kulcsszóval garantáltan megtalálja azt, amit keres. Sokkal könnyebben és hamarabb rábukkan az ember, mintha egy nagy iratkupacban keresné azt.
  • Hatékony helymenedzsment érhető el a segítségével: Az irodában nem lesz rendetlenség, több helye marad, felszabadulnak a ma archiválásra használt raktárak.
  • Biztonsági mentés készíthető róluk: Fizikai helyigény nélkül akármennyiszer reprodukálható a dokumentum, így sosem semmisül meg, akár vis major esetén sem.
  • Az adatok védelme új dimenzióba lép a digitalizálás hozzájárulásával, munkacsoportok bevezetésével.

Digitalizáció excelben

Digitalizáció excelben

Excel sheet

Sok vállalat alkalmazza az olyan technikai vívmányokat, mint például a számítógép, vagy éppen az irodai szoftver. Ők már elkezdtek haladni a digitalizálás útján, viszont azokat az adatokat, melyeket excel táblázatba írnak, halottnak tekinthetjük.

Mivel a táblázatkezelő rendszernek (programozás nélkül) nincs olyan beépített funkciója, amely vizsgálni tudja a begépelt adatokat (típus, tartalom, stb…), előfordulnak hibák is. A legégetőbb gond az, hogy a sok exceles dokumentum nem áll kapcsolatban egymással, így nem lehet őket együttesen vizsgálni.

Mivel tud többet egy digitalizált rendszer?

Az elkészített táblák közös kulcsok alapján össze lehet kapcsolni, kereszthivatkozásokat készíthetünk, így több, eddig fel nem ismert összefüggést lehet megállapítani vele.

Másik fontos előnye, hogy a munkák folyamán az excel táblázatok mérete elérheti a több megabájtos méretet, míg egy jól átgondolt racionális adatbázis mérete pár kilobájt méretű lehet. Összességében kijelenthetjük, hogy az excel táblázat a barátunk, nagyon jó társunk lehet a munkában, viszont professzionálisan nem kellene ebben a programban adatot gyűjteni. Ilyenkor csak egy racionális adatbázist szabad használni.


Digitalizáció, digitalizáció, digitalizáció…

Digitalizáció, digitalizáció, digitalizáció…

digitális világ

Tíz lépés, tíz kicsi információ

A következő lépésekben a digitalizálási folyamatot fogjuk tovább boncolni. Tíz lépéses folyamat, amellyel egy vállalat versenyképesebbé válhat.

1. Jót jobban:

Világítsa át a szervezetét, és kezdje el a munkáját és a dokumentumait strukturáltan felépíteni. Ez a folyamat jó esélyt ad Önnek, hogy módosítsa és modernizálja azokat a folyamatokat, ahol ez szükséges. Tegye magát és a munkatársait függetlenebbé! A digitalizáció lehetővé teszi, hogy a kulcspozícióban lévő szakember ténylegesen kreatív munkát végezzen, és ne eméssze fel az adminisztratív munka. Kérjen tanácsot szakemberektől, akik külső szemmel jobban rávilágíthatnak a szervezetének problémáira. Feltétlenül vonja be a munkatársait az elemzésbe, hiszen ők ismerik legjobban a folyamatot, és lehet ötletük arra, hogy mit lehet hatékonyabban csinálni.

2. Infrastruktúra:

Nézze meg, hogy milyen infrastruktúrával rendelkezik a cége! Ahol szükséges, modernizáljon. Alakítsa ki a munkakörnyezetét úgy, hogy kényelmes, egészséges és hatékony legyen. Ne csak a számítógépre figyeljen, sokkal fontosabb a monitor, az asztal és a szék. A modern munkahely óvja a munkavállalók egészségét. Ne sajnálja a pénzt az új eszközökre, ezek ugrásszerűen javítani fogják a munkatársak eredményeit.

3. Irányelvek:

Fektesse le a szervezete szabályait. Legyen mindenki számára tiszta, hogy kivel van dolga, mit képvisel az Ön szervezete, és mit vár el munkatársaitól és az üzleti partnereitől.

4. Médiatörés:

Úgy szükséges kialakítani a szervezeti munkafolyamatokat, hogy már digitális adatokkal kelljen dolgozni. Azaz kérje az üzleti partnereitől digitális formában az információkat, adjon lehetőséget számukra, hogy az Ön digitális környezetében dolgozzanak. Ahol ez nem lehetséges, ott az információ beérkezésének idejében, vagy az első felmerülési helyen próbálja meg digitalizálni az információt, és azzal dolgozzon tovább.

5. Szerepek:

Együtt erősebbek. Fel kell tárni a szervezeten belüli szerepeket és a funkciókat. Meg kell határozni, hogy kinek milyen információkra van szüksége a napi feladatának végzéshez. Óvja meg munkatársait az információ-túlterheléstől, és ahol lehet, kérjenek ők információt. (Húzó rendszer, Kanban)

6. Minőség:

Gondolja át, hogy melyik információ mennyire fontos a szervezet számára. Ne tároljon fölösleges vagy olyan információt, aminek az aktualitása idővel elmúlik. Alakítson ki olyan folyamatokat, ahol az információ célcsoportja megfelelő időben a megfelelő információkhoz jusson.

7. Biztonság:

Vizsgálja át, hogy az adott információ milyen munkacsoporthoz tartozik, és azok mit csinálhatnak vele. Vegye figyelembe az aktuális jogi előírásokat. Tisztázza a munkatársaival, hogy melyik munkalépésben milyen feladatot kell elvégezniük. A hatékonyság érdekében folyamatos oktatásban kell részesíteni őket, legfőképpen az adatbiztonság témaköréből. Készítsen róla egy kézikönyvet, amelyet mindenki számára elérhetővé tesz (még a partnerei számára is). Ez nagymértékben növelni fogja a bizalmat. Készítsen digitális tükröt az eltárolt információkról, hogy ha az eredeti adatbázis megsemmisül, ne vesszenek el az információk.

8. Dokumentálás:

Gondolja át, hogy mely tartalmaknak van fontos szerepük, amelyek változását is nyilván szeretné tartani. El kell dönteni, hogy mennyire fontos Ön és cége számára, hogy a dokumentumok előző állapotáról információja legyen.

9. Elemzés:

A tárolt adatok kincset érnek, főleg ha ezek minősége megbízható. Bányásszon ebben a kincsben, hogy nagyobb és tisztább képet kapjon a szervezetéről! Találjon olyan indikátorokat a vállalatról, amelyek szükségesek a vállalatnak, hogy továbbfejlődjön. Ennek segítségével láthatja, hogy mi történik nagyban a vállalatával, valamint tudja, hogyan működnek a szervezeten belüli folyamatok. Így lesz a várható jövőről és a céljairól egy képe, amely nagymértékben hozzá fog járulni a szervezet sikeréhez.

10. Reflektálás

Kezdje az alapoktól az egészet! Kérjen segítséget külső szakembertől! Az üzleti élet és a technológia gyorsan változik. Határozzon meg egy optimális időintervallumot, melynek elteltével felülvizsgálja a rendszerét, és amennyiben talál jobb módot a szervezeti hatékonyság növelésére, akkor vezesse be!

Elektronikus számla

Miért éri meg a cégének elektronikus számlát alkalmaznia?

elektronikus számla

Vége az elkeveredett, elkallódott, elveszett, rendezetlen számláknak!

A számviteli törvénybe 2004-ben került bele az elektronikus számla fogalma. Azóta jócskán telt az idő, de eddig mégsem váltotta le az elektronikus számla a hagyományos számlákat, pedig nagyon sok előnye van a papíralapú társaival szemben. 2018. július óta viszont kötelező minden 100.000. Ft-nál nagyobb áfa tartalmú számlát 24 órán belül a NAV-nak bejelenteni. Optimális módon ennek az elektronikus számlával lehet eleget tenni.

Nézzünk néhányat az elektronikus számla előnyeiből a teljesség igénye nélkül:

  • Olcsóbb: Megtakaríthatók a papíralapú számlázással járó többletköltségek: nyomtatás, borítékolás, iktatás, postai ügyintézés.
  • Gyorsabb: Számláik gyorsabban, gyakorlatilag azonnal eljutnak a vevőikhez.
  • Egyszerűbb: A rendszer automatikusan megőrzi a készített számlákat, egyszerűbben visszakereshetők, nem foglalnak Önnél helyet, nincs lehetőség elveszteni/elhagyni őket.
  • Hatékonyabb: A könyvelőknek hatékonyabb munkavégzést biztosít az elektronikus számlázó rendszer.

Rend a lelke mindennek! Teremtsen abszolút rendet a vállalkozása számlái között a saját jól megérdemelt nyugalma, a könyvelője és partnerei érdekében!

Amennyiben a fejlődés útjára lépne, mi biztosítjuk a vállalkozása számára a digitalizációhoz szükséges erőforrásokat (mint például személyre szabott informatikai rendszerek, nagy teljesítményű lapolvasó).

Digitális munkahely, avagy 10000 Forintból egy irodai számítógép

Digitális munkahely, avagy 10.000 Forintból egy irodai számítógép

A papírmentes, vezetéknélküli virtuális munkahely. A kúlcsszó a "thin client"
digitális munkahely

A központi gépekre kötött olcsó számítógépekkel spórolhatunk…

Manapság minden irodai munkásnak van saját számítógépe a munkahelyén, amelyeken tárolja a munkájához szükséges adatokat és applikációkat, ezekkel dolgozik. De mi történik akkor, ha a gép tönkremegy, otthon marad, vagy ellopják? A probléma itt kezdődik…

A számítógépet könnyen lehet pótolni, viszont az elveszett adatokat egyáltalán nem. Nem is beszélve a dokumentumok, adatbázisok eszmei értékéről…

A virtualizáció fő alapelve, hogy valahol beüzemelnek egy központi számítógépet (szervert), amelyre feltelepítik a munkafelületet, a munkavégzéshez szükséges szofvereket és adatokat, valamint minden egyéb beállítást, és én, mint munkaadó, a dolgozóimnak csak olyan gépet bocsátok rendelkezésükre, amely kapcsolatot tud teremteni a szerverrel.

Az ilyen irodai munkaállomásokon nem fontos a számítógépek teljesítménye, csupán a központi géppel való kapcsolatfelvételt kell megoldani rajta.

Így nagyon olcsó munkaállomásokat lehet kiépíteni, amelyek meghibásodás esetén könnyen cserélhetők. Nincsenek telepítési és adatmásolási munkák.

Az ilyen számítógépeknek az ára nagyjából 10.000 Ft környékén mozog, míg egy irodai alkalmazások futtatására alkalmas laptopé 150.000 Ft.

Tíz vagy száz munkahely esetében ez már nagyon nagy különbséget jelent. Ráadásul ezeknek a „kis”computereknek nem nagyon van olyan alkatrésze, amely tönkremehet. Azért ilyen olcsók, mert nagyon egyszerű gépekről van szó.

Ráadásul ezekből könnyebb és olcsóbb néhányat teljesen felkonfigurálva raktáron tartani.

Minden adminisztratív munkát központilag a szervereken kell végrehajtani, amit sokkal könnyebben lehet karban tartani, mint az egyedi felhasználók munkagépét.

Változtassunk bártan a megszokott, megmerevedett munkahelyi módszereken, támaszkodjunk a legújabb trendekre! Megéri, mert időt, pénzt, energiát spórolhatunk vele!